Hier finden Sie Ausfüllhinweise für die Formulare
Orientieren Sie sich bei den Dateneintragungen am besten am ersten vorausgefüllten Kundenbeispiel der Musterdatei. Lassen Sie Felder leer, die Sie in der Rechnung nicht benötigen. Wenn Sie zum Beispiel keine Mandatsreferenznummer in der Rechnung benötigen, dann notieren Sie für den ersten Kunden: Mandatsreferenznummer [21][21].
Rechni erstellt Rechnungsnummer aus 2 Teilen:
Und setzt diese dann zusammen als MM202306.
Der 1. Teil ist bei jedem Kunden fest und wird nicht verändert. Deshalb sollte dieser Teil bei jedem Kunden einzigartig in der Mustertextdatei sein. Für das Beispiel Max Mustermann haben wir hier MM gewählt.
Der 2. Teil (einzutragen am rechten Rand bei ,,Rechnungsendnummer“ neben dem Codeinhalt) verändert sich jedes mal. Damit man immer eine andere Nummer hat, kann man für das Jahr 2023, Monat Juni z.B. ,,2023 06″ wählen.
Beispiel:
Wir wählen für unseren Kunden Max Mustermann den 1. Teil ,,MM“ und schreiben eine Rechnung für Juli mit der Endung 2023 07. Im August nehmen wir für den zweiten Teil 2023 08.
Wir erhalten also Rechnungsnummern für
Juli: MM202307
August: MM202308
September: MM202309 (wenn man nach dem Schema weitermachen würde)
Berechnen Sie keine Mehrwertsteuer, dann lassen Sie dieses Feld leer, wie in diesem Beispiel:
Mwst in % [14][14].
Wollen Sie eine Mehrwertsteuer von 7% auf den Gesamtbetrag berechnen, dann tragen Sie die Zeile wie folgt ein:
Mwst in % [14]7[14].
Rechni kann momentan leider nur auf den Gesamtbetrag eine Mehrwertsteuer berechnen. Sollten Sie verschiedene Mehrwertsteuern verwenden, müssen Sie mehrere Rechnungen erstellen.
Das Feld ,,Laufzeit“ ist um einen Leistungszeitraum anzugeben, z.B. wenn Sie einen Leistungszeitraum vom 01.01.2023 – 30.01.2023. Wenn das Feld für Sie irrelevant ist, lassen Sie diesen einfach leer. Es wird dann nicht auf der Rechnung erscheinen.
Notieren Sie die Angaben genau wie im Musterbeispiel bei Kunde 1 in der Musterdatei.
Einige Beispiele aus der Musterdatei:
Betrag1 [7]50,00€[7]
Tragen Sie den Betrag für den ersten Artikel exakt so ein: ,,50,00€“ nicht ,,50″
Gesamt in € [13]100,00[13]
Tragen sie den Gesamtbetrag exakt so ein: ,,100,00“ nicht ,,100.00€“
Mwst in % [14]19[14]
Tragen Sie die Mwst. exakt so ein: ,,19“ nicht ,,19%“
Rechnung von [1]Firmenname[1]
Hier notieren Sie Ihren Firmennamen, Unternehmensnamen oder Personennamen
Auftragsdatum [2]01.01.2023[2]
Wann wurde die Leistung/ der Artikel in Auftrag gegeben? Falls es kein explizites Auftragsdatum gibt, notieren Sie einfach das Rechnungserstellungsdatum.
Auftraggeber [3]Max Mustermann[3]
Der Name Ihres Kunden, an den die Rechnung addressiert wird.
Auftraggeberadresse [4]Musterstraße 1, 10000 Musterstadt[4]
Die Adressdaten Ihres Kunden.
Anzahl1 [5]1[5]
Anzahl der Artikel oder der Leistung.
Leistung1 [6]Monatsgebühr für XY[6]
Artikelname oder die Bezeichnung Ihrer Leistung 1
Betrag1 [7]50,00€[7]
Was kostet Ihre Leistung 1?
Beschreibung1 [8]Das hier ist eine erweiterte Detailsbeschreibung der Leistung / des Produktes[8]
Hier können Sie weitere Details zu Ihrer Leistung1/ Produkt1 angeben. Zum Beispiel: ,,Im Paket ist folgendes enhalten: …“
Anzahl2 [9]1[9]
Hier haben Sie die Möglichkeit eine 2. Artikelmenge anzugeben. Falls Sie keinen 2. Artikel haben, lassen Sie das Feld einfach leer.
Leistung2 [10]Mögliche zweite Monatsgebühr[10]
Zweite Leistungsbezeichnung bzw. zweiter Artikel. Haben Sie keinen 2. Artikel, lassen Sie das Feld leer.
Betrag2 [11]50,00€[11]
Was kostet der 2. Artikel/Leistung? Haben Sie keinen 2. Artikel/Leistung, lassen Sie das Feld leer.
Beschreibung2 [12]Hier könnte eine weitere Beschreibung stehen des zweiten Artikels / der Leistung. Felder des zweiten Artikels können auch frei bleiben.[12]
Zweite mögliche Detailbeschreibung für den 2. Artikel. Kann auch leer bleiben.
Gesamt in € [13]100,00[13]
Der Gesamtbetrag aller Artikel in € addiert in Ihrer Rechnung.
Mwst in % [14]19[14]
Die Mehrwertsteuer, die sie berechnen auf den Gesamtbetrag. Berechnen Sie 19% Mwst. tragen Sie eine 19 ein. Berechnen Sie keine Mehrwertsteuer, lassen Sie das Feld leer.
Zahlungsart [15]Per Überweisung[15]
Sie können auch Barzahlung oder per Lastschrifteinzug eingeben z.B.
Rechnungsnummer1 [16]MM[16]
Jeder Kunde hat einen einzigartigen Rechnungsnummernanfang. Max Mustermann hat hier als Beispiel ein MM. Im Feld ,,Rechnungsendnummer“ geben sie dann jeden Monat eine neue Endung ein. Für Juli 2023 empfiehlt sich z.B. die Endung 2023 07. Das Programm setzt dann für den Kunden folgende Rechnungsnummer zusammen: ,,MM 2023 07″. Notieren Sie bei Kunde 2 z.B. ,,AAA“ dann setzt Rechni bei Kunde 2 die Rechnungsnummer ,,AAA 2023 07″. So bekommt jeder Kunde eine einzigartige Rechnungsnummer.
Geschäftsführer [17]Geschäftsführer deines Unternehmens[17]
Geschäftsführername deines Unternehmens
Steuernummer [18]00/000/00000[18]
Deine Steuernummer
Geschäftsanschrift [19]Deine Unternehmensanschrift 10, 10000 Musterstadt[19]
Deine Unternehmensadresse
Preisberechnung [20]Brutto, Netto oder Bruttopreise gemäß § 19 UStG[20]
Angabe auf welcher Grundlage du Preise berechnest. Entweder Brutto, Netto oder Befreiung nach Kleinunternehmerregelung
Mandatsreferenznummer [21]0000[21]
Wenn deine Zahlungsart Lastschrift ist, kannst du hier die Mandatsreferenznummer eingeben. Verwendest du keine Lastschrift, kann das Feld freibleiben.
Gläubigerid [22]DE00ZZZ00000000000[22]
Wenn deine Zahlungsart Lastschrift ist, kannst du hier die Gläubiger-ID eingeben. Verwendest du keine Lastschrift, kann das Feld freibleiben.